Regulamin Naukowego Funduszu Stypendialnego

 

§1

1. Celem Naukowego Funduszu Stypendialnego dla członków PTOK (dalej „Fundusz Naukowy”) jest udzielenie przez Stowarzyszenie wsparcia stypendialnego w rozwoju zawodowym i naukowym onkologów, tj. lekarzy specjalistów, będących przez okres przynajmniej 12 miesięcy członkami rzeczywistymi Stowarzyszenia Polskie Towarzystwo Onkologii Klinicznej („Beneficjenci Funduszu”).

2. Przedmiotem wsparcia stypendialnego, o którym mowa w punkcie 2., będzie:

  1. dofinansowanie udziału Beneficjenta Funduszu w międzynarodowych konferencjach onkologicznych w celu zaprezentowania swojego naukowego dorobku w formie plakatu lub prezentacji ustnej (w obu przypadkach - umieszczenie w materiałach konferencji lub odpowiednim czasopiśmie), przy czym konferencja musi być organizowana przez jeden z następujących podmiotów: ESMO, ASCO, AACR, EACR lub inne uznane towarzystwo naukowe zajmujące się węższą dziedziną onkologii – dofinansowanie może być przyznane danemu Beneficjentowi Funduszu nie częściej niż raz na 3 lata;
  2. dofinansowanie na rzecz autora korespondencyjnego (odpowiedzialnego za submisję manuskryptu) na pokrycie kosztów oryginalnej publikacji opracowanej przez Beneficjenta Funduszu i przyjętej do druku w recenzowanym czasopiśmie naukowym o IF >3, w której beneficjent Funduszu jest pierwszym lub korespondencyjnym autorem publikacji; dofinansowanie może być przyznane danemu Beneficjentowi Funduszu nie częściej niż raz na 36 miesięcy;
  3. dofinansowanie na rzecz autora pracy doświadczalnej na pokrycie kosztów zakupy odczynników itp. dofinansowanie może być przyznane danemu Beneficjentowi Funduszu jednorazowo.

3. Na cele realizacji zadań Funduszu Naukowego przeznacza się kwotę stanowiącą 50% kwoty przyznanej Funduszowi Młodych Onkologów oraz ewentualne dodatkowe środki zewnętrzne pozyskane przez Stowarzyszenie lub Sekcje Stowarzyszenia z zastrzeżeniem, że kwota jednorazowego stypendium nie może przekroczyć równowartości 2 000,-EURO.

4. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Funduszu Naukowego, Zarząd Główny przypisuje te zadania Komisję Stypendialną, powołanej zgodnie z Regulaminem Funduszu Młodych Onkologów.

5. Wnioski o przyznanie wsparcia stypendialnego, mogą być składane 4 razy w roku kalendarzowym:

  1. od dnia 1 stycznia do dnia 31 marca każdego roku kalendarzowego – wnioski złożone do tego dnia będą rozpatrzone i wyniki będą ogłoszone nie później niż do dnia 14 kwietnia każdego roku kalendarzowego;
  2. od dnia 1 kwietnia do dnia 30 czerwca każdego roku kalendarzowego – wnioski złożone do tego dnia będą rozpatrzone i wyniki będą ogłoszone nie później niż do dnia 14 lipca każdego roku kalendarzowego;
  3. od dnia 1 lipca do dnia 30 września każdego roku kalendarzowego – wnioski złożone do tego dnia będą rozpatrzone i wyniki będą ogłoszone nie później niż do dnia 14 października każdego roku kalendarzowego;
  4.  od dnia 1 października do dnia 31 grudnia każdego roku kalendarzowego – wnioski złożone do tego dnia będą rozpatrzone i wyniki będą ogłoszone nie później niż do dnia 14 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.
  5. W wyjątkowych przypadkach Komisja Stypendialna może, na wniosek każdego z jej członków, zebrać się dodatkowo w trakcie danego okresu, jeżeli uzasadnia to liczba wniosków lub termin konferencji.

6. Wnioski o przyznanie wsparcia stypendialnego będą składane do Komisji Stypendialnej w formie pisemnej na adres: Polskie Towarzystwo Onkologii Klinicznej ul. Roentgena 5, 02-781 2 Warszawa lub poprzez e-mail na adres: Kliknij, aby zobaczyć adres email . Wnioski, które wpłynęły do Komisji Stypendialnej po terminie wskazanym w punkcie 6., lub wnioski niekompletne nie będą rozpatrywane, chyba, że wnioskodawca uzupełni wniosek w terminie wskazanym w punkcie 6. powyżej.

7. Wnioski, które wpłynęły do Komisji Stypendialnej po terminie wskazanym w punkcie 6. przechodzą na kolejny okres.

8. Komisja Stypendialna będzie oceniać merytorycznie złożone wnioski, biorąc pod uwagę:

  1. załączoną, zgłoszoną pracę lub manuskrypt;
  2. potwierdzenie przyjęcia pracy, jeżeli już jest dostępne;
  3. kwotę opłaty konferencyjnej;
  4. koszt publikacji w konkretnym czasopiśmie;
  5. wnioskowaną wysokość dofinansowania;
  6. złożenie oświadczenia: „Zwróciłem się z prośbą o w/w wsparcie finansowe do (tutaj wpisać podmiot leczniczy, instytut, uczelnię), jednak otrzymałem odmowę lub wsparcie częściowe, niepokrywające całości kosztów.” a następnie przekaże Zarządowi Głównemu propozycje przyznania wsparcia stypendialnego wybranym wnioskodawcom.

10. Zarząd Główny w drodze uchwały na posiedzeniu jawnym przyjmuje lub odrzuca propozycje Komisji Stypendialnej. Decyzja Zarządu Głównego będzie ostateczna i nie podlega zaskarżeniu, przy czym wnioskodawca, który nie uzyskał wsparcia stypendialnego w danym okresie, może złożyć ponowny wniosek z zachowaniem procedury opisanej w niniejszym regulaminie.

11. Wsparcie stypendialne w danym roku kalendarzowym przyznawane jest do wyczerpania się puli środków finansowych przeznaczonych na wsparcie stypendialne w danym roku kalendarzowym. Środki nie wykorzystane w danym roku kalendarzowym nie przechodzą na kolejny rok kalendarzowy.

12. W przypadku, jeżeli którakolwiek z powyższych dat przypada w dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę, upływ terminu następuje w najbliższym dniu roboczym przypadającym po wskazanej dacie.

13. Wsparcie Stypendialne jest wypłacane Beneficjentowi Funduszu, na podstawie uchwały Zarządu Głównego przyznającej wsparcie stypendialne:

  1. w przypadku dofinansowania udziału w konferencji (punkt 3.1 powyżej) – po przekazaniu do Stowarzyszenia potwierdzenia, wydanego przez organizatorów konferencji, przyjęcia pracy (plakatu, prezentacji ustnej) do prezentacji oraz potwierdzenia uiszczenia opłaty zjazdowej;
  2. w przypadku dofinansowanie na pokrycie kosztów oryginalnej publikacji – po przekazaniu do Stowarzyszenia potwierdzenia, przez podmiot publikujący, przyjęcia pracy do publikacji, nawet jeżeli nastąpiła zmiana tytułu czasopisma naukowego, przy założeniu posiadania przez czasopismo IF >3. oraz przekazania danych w celu dokonania przez Stowarzyszenie opłaty za publikację;
  3. w przypadku dofinansowania na pokrycie kosztów zakupu odczynników i innych środków po przekazaniu do Stowarzyszenia prawidłowo wystawionej faktury.

14. Konieczna jest informowanie w stopce publikacji przez Beneficjenta Funduszu o fakcie otrzymanego wsparcia z Funduszu Naukowego. Oczekuje się, że dobrą praktyką stanie się aktywny udział Beneficjentów Funduszu w rozwoju czasopisma „Onkologia w Praktyce Klinicznej” - jako autorzy i recenzenci artykułów.

15. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia uchwały powołujące Funduszu obowiązuje przez okres aktualnej 4 (cztero-) letniej kadencji władz Stowarzyszenia tj. do dnia odbycia Zwyczajnego Zgromadzenia Członków Stowarzyszenia w 2027 roku. Zarząd Główny, podczas wskazanego Zwyczajnego Zgromadzenia Członków Stowarzyszenia przedstawi Zgromadzeniu sprawozdanie z działalności Funduszu Naukowego i zarekomenduje ewentualne zmiany w jego funkcjonowaniu.

§2

Wnioskodawcy/Beneficjenci Funduszu Naukowego, poprzez fakt wysłania wniosku o przyznanie wsparcia stypendialnego, wyrażają zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych tj.:

  1.  imienia i nazwiska;
  2.  stopnia naukowego;
  3.  wieku;
  4.  podanych danych kontaktowych;
  5.  miejsca wykonywania pracy;
  6.  tematyki publikacji lub prezentacji;

(dalej: „Dane Osobowe”)

2. Dane Osobowe będą przetwarzane przez Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Onkologii Klinicznej dla celów udzielenia wsparcia z Funduszu Naukowego. Zgoda wnioskodawcy jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym momencie jednak cofnięcie zgody uniemożliwi rozpatrzenie wniosku i przyznanie wsparcia stypendialnego. Podstawą przetwarzania Danych Osobowych jest zgoda wnioskodawcy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz wypełnienie obowiązków nałożonych na Stowarzyszenie przez przepisy prawa (np. z zakresu rachunkowości (art. 6 ust 1 lit c RODO). Odbiorcami Danych Osobowych są podmioty współpracujące ze Stowarzyszeniem w zakresie niezbędnym do realizacji ww. celów. Dane Osobowe Beneficjentów Funduszu będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa (w tym prawa podatkowego) regulującymi w szczególności długość okresów przedawnienia zobowiązań Stowarzyszenia zaś dane pozostałych wnioskodawców przez okres do podjęcia uchwały Zarządu Głównego przyznającej wsparcie stypendialne i poinformowanie o tym wnioskodawców.

3. Wnioskodawca, oprócz prawa do cofnięcia zgody na przetwarzanie swoich Danych Osobowych, ma prawo: dostępu do swoich Danych Osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Wnioskodawca ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane Osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.”